Todas as atas e demais documentos relevantes das pessoas jurídicas podem ser registrados, a fim de garantir que as deliberações sejam preservadas de forma ordenada e com fé pública.
Cabe destacar que é obrigatório o registro das atas de eleição dos órgãos administrativos, devendo ser observadas as disposições legais e estatutárias a esse respeito.
É de fundamental importância não deixar passar o prazo previsto no estatuto para divulgação do edital de convocação e para a realização da assembleia geral. Caso o mandato tenha vencido, procure auxílio do Oficial de Registro para verificar os requisitos para regularização.
Deverá constar a qualificação completa de todos que foram eleitos para ocupar órgãos administrativos (nome, RG, CPF, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço residencial completo com CEP, e-mail).
Recomendamos que as atas sejam elaboradas eletronicamente, em arquivo “PDF” contendo a assinatura digital do representante legal da entidade.
Podem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil: e-CPF do representante legal ou e-CNPJ da pessoa jurídica.
É dispensável coletar as assinaturas eletrônicas do secretário e do presidente da assembleia.
A lista de presença elaborada em papel e assinada a caneta pode ser digitalizada e incluída no arquivo “PDF” da ata. Mas é suficiente mencionar, na redação da própria ata eletrônica, os nomes dos participantes.
Se a ata tiver que ser elaborada em papel, deverá ser feita em folhas soltas, sendo suficiente a assinatura apenas do representante legal.
OBS.: Não recomendamos a utilização de livro encadernado de atas, que é um sistema arcaico e incompatível com a tecnologia atualmente disponível.
As atas em papel podem ser digitalizadas pela própria entidade ou por terceiro contratado, desde que sejam obedecidos os requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020, e encaminhadas eletronicamente ao CDT para registro.
Caso prefira enviar fisicamente a ata em papel, é possível optar por receber a certificação do registro em papel ou meio eletrônico através da internet.